Kap. 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | Litteratur
Bil. 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13
Utförlig innehållsförteckning
| |
| Slutbetänkandet: Till statsrådet | Ordförklaringar | Sammanfattning Kap. 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | Litteratur Bil. 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 Utförlig innehållsförteckning | |
Genom den nya tekniken är det möjligt att med relativt begränsade insatser göra dessa kunskapsbanker tillgängliga och få investeringarna i informationsförsörjning att ge bättre avkastning till samhället och allmänheten än hittills. För att information vid de olika kulturinstitutionerna enkelt skall kunna sökas är det dock av stor vikt att informationen registreras på ett enhetligt sätt. Genom Internet blir det sedan möjligt att koppla samman de kataloger och databaser som finns inom kulturinstitutionerna så att de blir sökbara via Kulturnät Sverige.
I det här avsnittet redogör vi för klassificeringsarbetet vid arkiv, bibliotek och museer samt för det IT-samarbete som pågår inom och mellan arkiv-, biblioteks- och museisektorerna. Vi inleder med att förklara några viktiga begrepp.
Vissa namn innehas av flera personer, orter, föremål etc. Andra namn förekommer parallellt eller vid olika tider; en person kan t.ex. byta namn under levnadstiden, stavningen kan ändras eller vara oklar, etc. För att kunna söka och finna information t.ex. om en viss person är det därför viktigt att bestämma vilken form av namnet som är den auktoriserade och göra hänvisningar till den auktoriserade formen vid övriga benämningar.
En auktoriserad form är en reglerad formulering av det namn eller den term som används som åtkomstpunkt. En auktoritet eller auktoritetspost består av en auktoriserad form för ett visst namn, ämne etc. kombinerad med andra informationselement som beskriver eller definierar det namngivna eller pekar mot andra auktoriserade former. Auktoriteten fastställs av den eller de institutioner som utsetts som ansvarig för den typen av auktoriteter. Ett auktoritetsregister är ett register med auktoritetsposter. Auktoritetskontroll innebär kontroll av standardiserade termer som används som sökingångar i datoriserade register.
Ett bestånd är en på förhand bestämd mängd föremål. dokument etc. baserad på t.ex. gemensam utgivningsort, som en nationalbibliografi. En katalog är ett register över ett bestånd böcker, en samling föremål etc. Ett register är en uppsättning poster. En post är en efter registrets ändamål redigerad delmängd av den information som finns tillgänglig om varje individ som ingår i beståndet. Posten består av en beskrivning av det som registreras och ett ordnings- eller sökelement som bestämmer var i beståndet som objektet skall finnas samt var i registret som posten skall finnas. En post består av ett antal fält och postens minsta beståndsdelar är dataelementen, de minsta informationsbärande enheterna.
Dataelementens struktur och presentation kallas format och uttrycks i etiketter, placering, typografi m.m. Ett utbytesformat är en överenskommen standard eller format för identifiering och utbyte av dataelement, oberoende av hård- och mjukvara.
En relationsdatabas innehåller flera hoplänkade, specialiserade register. En bibliotekskatalog kan t.ex. bestå av ett register med enbart beskrivningar, ett register med autoriserade namnformer, ett register med auktoriserade ämnesbegrepp samt tekniska kopplingar mellan registren.
En tesaurus är en speciell typ av auktoritetsregister där relationen mellan varianterna av objekttypen fastställs och definieras. En tesaurus kan omfatta små variationer som t.ex. skilda typer av stolar eller omfattande strukturer som t.ex. bruksting.
Mycket av kulturinstitutionernas information är redan överförd i digital form men relativt små datamängder är externt tillgängliga för allmänheten. Användaren måste oftast ta sig till den institution där materialet förvaras och i många fall saknas också datorer där man kan sitta och ta del av materialet.
Det som hittills digitaliserats är huvudsakligen register och förteckningar, medan enskilda dokument och föremål ännu enbart i mycket begränsad omfattning finns tillgängliga i elektronisk form. För att kunna samordna informationssökning i de olika institutionernas databaser är det angeläget att komma överens om hur en enhetlig registrering skall kunna komma till stånd.
Själva grundregistreringen av arkivinformation är det dyraste och mest tidskrävande arbetet med att bygga upp databaser. Arkivverket, som förfogar över drygt 30 hyllmil handlingar, kan naturligtvis inte digitalisera hela detta väldiga material. Däremot övervägs att digitalisera ett urval av det mest efterfrågade och ömtåliga materialet för att skydda det från förslitning. Arkivverket diskuterar också att på beställning skapa digitala kopior av enskilda dokument och då samtidigt göra digitala kopior för eget bruk. Riksarkivet skall också genomföra en förstudie för att undersöka förutsättningarna för att digitalisera delar av SVAR:s
[2] mikrofilmade kyrkböcker och tillgängliggöra dem på Internet.
En kommission tillsatt av det internationella samarbetsorganet för arkiven ICA (International Council on Archives) har sedan 1990 arbetat med att ta fram internationella standarder och riktlinjer för beskrivning av arkivinformation. Hittills har detta resulterat i en standard för arkivredovisning, ISAD(G) (General International Standard Archival Description) och ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families) som är ett dokument med regler för upprättande av auktoritetsposter för organisationer, personer och familjer inom arkivområdet. Samtidigt har kommittén Committee on Archival Automation arbetat med att ta fram riktlinjer för en datamodell som i sin tur skall ligga till grund för utbytesformat.
Inom det svenska Arkivverket
[3] har en dataelementkatalog utarbetats med regler för hur arkiv, kartor och ritningar skall registreras. Regelverket synkroniseras med motsvarande regelutveckling inom bibliotek och museer. Dessutom har ett enhetligt utbytesformat, knutet till registreringsreglerna, utvecklats, baserat på MARC-AMC-formatet.[4] Dataelementkatalogen är helt oberoende av hård- och mjukvara.Arkivverket har också utvecklat det gemensamma arkivinformationssystemet ARKIS som bl.a. används för att skapa arkivregister, arkivförteckningar, kart- och ritningsregister.
Riksarkivet fick 1990 forsknings- och utvecklingsmedel för att skapa en nationell arkivdatabas (NAD), detta som en följd av regeringens proposition om arkiv.
[5] I propositionen betonades att arkivinstitutionernas användarservice skulle kompletteras med insatser för att aktivt tillhandahålla arkiven.Målsättningen med NAD är att skapa förutsättningar för en enhetlig registrering och återsökning av arkivinformation, oavsett om den förvaras vid arkivinstitutioner, bibliotek, museer eller någon annanstans. Arkiven presenteras i form av arkivförteckningar med arkivbeskrivning och genom kompletterande sökingångar som läggs upp i ett särskilt arkivregister. Registreringen är till en början grund men bred för att på sikt fördjupas, och då prioriteras de mest forskningsintressanta arkiven, som t.ex. personarkiv.
Den andra upplagan av NAD på cd-rom utkom våren 1996 och innehåller register över drygt 150 000 arkiv, omkring 12 500 arkivförteckningar, SVAR:s databas över mikrofilmade handlingar, en förvaltningshistorisk databas samt adresser till arkivförvarande institutioner i Sverige. Dessutom finns ett auktoritetsregister över namn på territoriella indelningar i form av en topografidatabas med administrativa gränsdragningar från 1600-talet och framåt.
Ett särskilt NAD-råd vid Riksarkivet, med representanter för arkiv, bibliotek, museer, Humanistisk-Samhällsvetenskapliga Forskningsrådet samt släktforsknings- och hembygdsrörelsen är rådgivande när det gäller NAD och den tillhörande dataelementkatalogen.
Cd-rom har valts som distributionsmedium i väntan på att Internet blir mer allmänt tillgängligt men en kopia av NAD planeras att läggas ut på Internet under 1997. År 1998 planeras en ny upplaga av NAD som kommer att kunna användas på såväl hårddisk som cd-romspelare och www.
Den avgörande skillnaden mellan biblioteken och arkiven/museerna är att bibliotekens dokument inte är unika, utan tvärtom ofta tryckta i stora upplagor och spridda i hela världen. Detta kan också vara en förklaring till att biblioteken generellt sett kommit längst när det gäller att utnyttja resurserna i gemensamma system och i att kommunicera och utbyta information mellan institutionerna. Det finns standardiserade format för bibliografisk information och biblioteken har också varit banbrytande när det gäller att utforma enhetliga regler för auktoriserade namnformer. Dock används i Sverige ett flertal olika datasystem för att skapa katalogerna.
Biblioteken har standardiserade internationella beskrivningssystem sedan lång tid tillbaka. Library of Congress i Washington gick i spetsen för utvecklingen. Utgångspunkten låg i principer som UAP (Universal Availability of Publications) och UBC (Universal Bibliographic Control), globala program där varje land tar hand om sin information, som när den läggs samman täcker världen. Det avgörande var att Library of Congress lyckades etablera dessa två sätt att beskriva och paketera den bibliografiska informationen.
MARC-formatet (Machine Readable Cataloging), som används i Sverige, etablerades på 1960-talet och har reviderats flera gånger sedan dess. Folkbiblioteken och forskningsbiblioteken har samma regler för mediekatalogisering.
Biblioteken har varit ledande i arbetet med att utforma enhetliga regler för auktoriserade namnformer. Under 1980-talet utarbetade det internationella biblioteksorganet IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions) en standard för utformning av auktoriserade namnformer, Guidelines for Authority and Reference Entries (GARE). Riktlinjerna återfinns i Katalogiseringsregler för svenska bibliotek (KRS). Med utgångspunkt från GARE har IFLA också utvecklat ett tekniskt format för utbyte av auktoritetsposter, UNIMARC/Authorities, som ansluter till UNIMARC-formatet för bibliografisk information.
I Sverige har Kungliga biblioteket (KB) ansvaret för att utarbeta auktoriteter för svenska person- och institutionsnamn. Flera universitetsbibliotek samarbetar med KB och har bistått med auktoritetsposter för både svenska och utländska personnamn. Auktoritetsposterna registreras också i den nationella samkatalogen LIBRIS.
LIBRIS (Library Information System) är forskningsbibliotekens gemensamma samkatalog. För närvarande registrerar 70 universitets-, högskole- och specialbibliotek sitt litteraturbestånd i LIBRIS medan 600 bibliotek använder systemet för sökning och fjärrlån. Totalt rymmer LIBRIS ungefär 5,5 miljoner poster.
Avsikten är att minska tiden för katalogiseringsarbete och därför registreras varje bok eller annan publikation endast en gång i databasen. Biblioteken kompletterar sedan katalogposterna med lokala uppgifter. LIBRIS databas innehåller också utländsk bibliografisk information, från bl.a. nationalbibliografierna i USA, England och Tyskland, som katalogiseringsstöd för svenska bibliotek.
I februari 1997 planeras katalogen bli tillgänglig för sökning på www utan kostnad för användarna. Därmed blir i stort sett all svensk bokutgivning från 1866 och framåt tillgänglig på nätet. Såväl LIBRIS som flera högskolebibliotek har länge haft sina kataloger tillgängliga på Internet via Telnet och några bibliotek har även lagt ut katalogen på www.
Folkbiblioteken saknar motsvarande nationella samkatalog även om 185 folkbibliotek använder sig av Bibliotekstjänsts katalogdatasystem och registrerar sitt bestånd i den gemensamma beståndskatalogen BURK (Bibliotekstjänsts universella register för katalogdata) som är en bibliografisk databas med drygt 1,5 miljoner poster. Denna databas är sökbar mot avgift och används i dag av 350 kunder, främst bibliotek.
Än så länge saknas programvara för att koppla ihop bibliotek med olika katalogsystem. Det innebär att många samlingar av nationellt intresse som förvaras vid landets folkbibliotek, t.ex. unika lokalsamlingar, inte är tillgängliga för extern sökning.
Regeringen har uppdragit åt Kungliga biblioteket att utveckla LIBRIS till ett modernt heltäckande bibliotekssystem.
[6] Det innebär att folkbiblioteken också skall inlemmas i LIBRIS som därigenom blir en rikstäckande bibliotekskatalog.
I dag har biblioteken i högre grad än tidigare den funktion som var den viktigaste då de inrättades; att tillhandahålla medier som människor inte själva har möjlighet att skaffa sig. Förr handlade det mest om böcker och uppslagsverk; i dag är det också datorer med Internet-uppkoppling och tillgång till information via databaser och cd-romskivor.
Bibliotekarierna har länge haft en nyckelroll när det gäller att förmedla information. Många bibliotekarier runt om i Sverige går nu på Internet-kurser för att kunna vägleda biblioteksbesökarna i det digitala informationshavet. Möjligheten att ta del av informationsutbudet på Internet lockar nya grupper av besökare till biblioteken. På många bibliotek finns också arbetsmarknadsutbildade IT-värdar, Internet-guider etc. som hjälper besökarna att använda de nya informationsbärarna.
[7]
BIBSAM är Kungliga bibliotekets sekretariat för nationell planering och samordning och bildades 1988. Sekretariatet svarar för samordnings- och utvecklingsinsatser inom det svenska forskningsbiblioteksväsendet. För folkbiblioteken har Statens kulturråd i stort sett motsvarande funktion.
De centrala organen stödjer biblioteken genom t.ex. utredningar, statistikinsamling och -bearbetning, anordnande av kurser, internationellt arbete, medel för utvecklingsprojekt samt i BIBSAM:s fall även standardisering.
BIBSAM beviljade i maj 1994 medel för projektet Auktoritetssamarbete mellan arkiv, bibliotek och museum med syftet att utarbeta ett regelverk med gemensamma grundkrav för auktoritetsregister. Projektet redovisades i form av en preliminär slutrapport i november 1996.
[8]Under de senaste åren har bevakningen av IT-utvecklingen intensifierats och stöden till IT-projekt ökat. BIBSAM försöker att göra en nationell upphandling av kommersiella forskningsdatabaser. Målet är att få till stånd nationella licenser så att alla svenska högskolor kan söka i stora referatdatabaser.
[9] Genom en sluten elektronisk diskussionslista med landets högskolebibliotekschefer har BIBSAM också noterat ett intresse av nationella avtal med elektroniska tidskrifter och fulltextdatabaser.
Inom Kungliga biblioteket (KB) pågår ett projekt som syftar till att bevara det svenska material som finns på Internet, så att det blir tillgängligt i ett längre perspektiv. Projektet
[10] kallas KULTURARW3 och drivs i samarbete med Riksarkivet och Arkivet för ljud och bild.Grunden för projektet är den s.k. pliktleveranslagen
[11] som föreskriver att alla tryckta skrifter, och vissa elektroniska dokument, som ges ut och sprids i Sverige skall levereras i ett exemplar till vardera KB och landets sex universitetsbibliotek. Avsikten med lagen är i första hand att bevara materialet till eftervärlden.Lagen omfattar ännu inte det material som finns på Internet eftersom det inte är i fixerad form. Det innebär att KB i princip inte behöver arkivera materialet i fråga, men har ändå valt att göra detta eftersom det är en viktig del av kulturarvet. Målet för projektet är att utarbeta och pröva metoder att samla, bevara och tillhandahålla svenska elektroniska dokument som finns tillgängliga online i en sådan form att de kan betraktas som publicerade.
KB:s ambition är att bevara en så stor del som möjligt av det material som finns på Internet, men i praktiken finns vissa begränsningar. Av olika skäl förändras innehållet på Internet mycket snabbt, inte minst beroende på att nätet delvis är interaktivt. Det medför att KB som en kompromiss får bygga insamlingen av material på olika tidsutsnitt, dvs. nedslag med jämna mellanrum i det totala flödet av information, men utsnitten kommer att bli så täta som möjligt. Alla svenska hemsidor med bl.a. toppdomännamnen Sverige (.se) och (.com) kommer att dokumenteras.
Insamlandet av material sker med hjälp av en sökrobot som konstruerats av Nordiskt Webindex (NWI)
[12] i Lund. NWI är ett projekt för att upprätta en katalog över www-information i Norden vilket stödjs av NORDINFO, BIBSAM, LIBRIS norska motsvarighet BIBSYS, Forskningsministeriet i Danmark, det finska universitetsdatanätet FUNET och Bibliotekstjänst AB.Sökroboten är ett slags sökprogram som bygger på att NWI tar hem texter från Internet och indexerar dessa, vilket gör det möjligt att utifrån olika ämnesord söka specifika texter på alla de nätlänkar som finns i Sverige. De texter som NWI tar hem läggs även ned på magnetband, vilka KB kompletterar med information om bilder m.m. för det aktuella tidsutsnittet. Därefter arkiveras materialet. Olika sätt att lagra dokumenten skall övervägas och prövas. Problemet är inte främst hållbarheten på magnetband och andra lagringsformer utan dataprogrammens och datorernas begränsade livslängd. Målet är därför att finna lagringssätt som underlättar överflyttning till framtida mjuk- och hårdvaror.
KB har hittills inte velat skapa en egen sökrobot med motiveringen att för många robotar på Internet belastar systemet i onödan. Därför kommer NWI-roboten att anpassas för att också kunna samla in elektroniska tidskrifter varje dag.
Det material som KB samlar in från Internet kommer enligt Frans Lettenström, IT-ansvarig vid BIBSAM, att vara tillgängligt på ett framtida Kulturnät Sverige. Förmodligen kommer tillgången till materialet att begränsas av någon form av karenstid, dvs. att enbart material äldre än ett visst datum kommer att kunna nås. Även den sökrobot som utvecklats av NWI kommer att vara tillgänglig för dem som vill installera och anpassa den för egna behov.
År 1988 fick Kungliga biblioteket (KB) i uppdrag att planera och samordna all svensk forskningsinformation, dvs. den information som finns samlad inom Sveriges forsknings-, universitets- och högskolebibliotek. I samband med detta inrättades BIBSAM som fick uppgiften att verkställa uppdraget.
Den praktiska samordningen av forskningsinformationen bygger på en modell som kallas ansvarsbibliotekssystemet. Den fungerar på så sätt att KB ger extra pengar till vissa bibliotek för att de skall ta ett samordningsansvar för hela landet inom vissa särskilda ämnesområden. Till exempel hanterar Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm teknikområdet och Uppsala universitet området för humaniora.
Under 1995 genomförde BIBSAM en utredning om de behov studenter behöver få tillgodosedda vid forskningsbiblioteken och hur väl dessa kan tillfredsställas i dag. Utredningen resulterade i fem rapporter,
[13] i vilka det bl.a. konstaterades att det finns ett behov av nationella databasavtal då det är mycket kostsamt för de enskilda biblioteken att köpa in de databaser de behöver.Med utgångspunkt från utredningen beslutade BIBSAM att försöka få till stånd ett upphandlingsavtal för de dyraste och populäraste databaserna. Avsikten är att nå en överenskommelse som gör det möjligt för alla studenter och forskare att kunna söka fritt och plattformsoberoende, och som innebär att den fria sökningen betalas med ett fast pris per år i stället för att biblioteken tvingas betala för varje enskild sökning.
Genom den fria sökningen skulle det bli möjligt att nå alla typer av databaser, som t.ex. konstdatabaser, humanioradatabaser och tidskriftsdatabaser. Begränsningen kommer att ligga i att avtalet - om ett sådant kommer till stånd - endast kommer att omfatta forskningsbiblioteken, och att sökningar bara kommer att kunna göras inom respektive universitet och högskola. Målsättningen är att ett avtal skall kunna undertecknas i början av 1997.
Liknande nationella avtal inom högskolan finns redan i bl.a. Norge, Storbritannien och Australien. Norska Riksbibliotekstjenesten (RBT) ingick i december 1995 två gemensamhetsavtal som ger användarna vid högre utbildningsinstitutioner i Norge tillgång till databaser från OCLC (Online Computer Library Center)
[14] och ISI (Institute for Scientific Information).[15]
På museisidan finns inte samma tydliga hierarki som inom arkiv- och biblioteksområdet. Det finns ingen självklar sektorsansvarig myndighet så som Riksarkivet på arkiv-, Statens kulturråd på folkbiblioteks- respektive Kungliga biblioteket på bibliotekssidan. De enskilda museerna har också vitt skilda typer av samlingar och inriktningar på sina verksamheter. Ett kulturhistoriskt museum har delvis andra slags dokumentationskrav än ett konst- eller naturhistoriskt museum. Samtidigt har flertalet museer blandade typer av samlingar.
Eftersläpande registrering av föremål är ett problem på många museer, vilket påpekas i Museiutredningens betänkande.
[16] Allmänt kan sägas att centralmuseerna har kommit längre än regionala och kommunala museer vad gäller informationsteknik men omfattningen av IT-användningen är mycket varierande inom museisverige.Museerna har, till skillnad från biblioteken och arkiven, inget självklart gemensamt format för föremålsregistrering.
[17] Dessutom saknar de flesta museitjänstemän utbildning för att arbeta med struktur och katalogisering.I IT-propositionen sägs att en grundläggande förutsättning för museernas utveckling på IT-området är att de arbetar med en gemensam struktur, vilket krävs för att samlingarna skall bli en tillgänglig resurs för hela landet. Regeringen aviserar också krav på att de statliga museerna och museerna med statliga bidrag arbetar fram en enhetlig struktur för samlingarna.
[18]Internationellt sett har museerna kommit längre än biblioteken när det gäller t.ex. digitalisering av bilder. Förutom stora föremålssamlingar har museerna också omfattande innehav av text- och bildarkivalier. Nordiska museet har t.ex. 350 000 katalogposter föremål men minst 2 000 000 fotografier.
För att främja och samordna IT-användningen vid svenska museer bildades samarbetsorganisationen INSAM 1990. INSAM (Informationssystem i samverkan vid svenska museer) har ett hundratal medlemmar och styrs av ett råd som väljs av medlemmarna vid årsmötet.
INSAM har beviljats SESAM-medel
[19] för att utveckla dokumentationsriktlinjer för hur information skall registreras, ta fram auktoriteter/tesaurusar och en dataelementkatalog för föremål, pröva möjligheten att utveckla en EDI-standard,[20] anordna utbildning och elektroniska konferenser, upprätta en gemensam programvarubörs samt skapa och driva en elektronisk tidning på Internet.
Flera olika system för registrering av föremål används vid svenska museer. För att kunna söka efter enskilda poster i digitala kataloger är det viktigt att dessa olika system använder sig av en gemensam terminologi för systemens innehåll.
Samordningsgruppen för dokumentationsfrågor vid museerna (SAMOREG) utarbetade under 1980-talet fram ett dokumentationssystem för museiföremål, det s.k. SAMOREG-systemet. Systemet bygger på enhetlighet och består av anvisningar och blanketter för dokumentation av objekt i samlingar av såväl kulturhistoriskt, etnografiskt, konstnärligt, arkeologiskt som naturhistoriskt slag. Inom kulurhistoriska museer är detta system relativt väl förankrat, inte minst genom att länsmuseerna i stor utsträckning använder sig av systemet.
INSAM har arbetat fram SWETERM (Uniform Procedures for term descriptions in Swedish museum database systems), en uppsättning regler och byggstenar för att bilda systematiskt namngivna etiketter (fälttaggar) för alla sorters samlingar.
Nordiska museet har utvecklat relationsdatabasen General Professional som bygger på samma grundval som CIDOC
[21] använt vid utarbetandet av sina riktlinjer för registrering av museiföremål.[22] General Professional är baserad på SWETERM och på så sätt kan Nordiska museet samla informationen om och ur alla sina samlingar i ett gemensamt system.Flera museer i Sverige har tagit fram egna datasystem för att registrera sina samlingar. Västerbottens museum har t.ex. tillsammans med Umeå universitet skapat SOFIE (Samlingar och fornminnen i ett) som kan hantera föremål, kartor och ritningar samt fornlämningar. SOFIE har också sålts till en rad andra svenska museer.
Hittills har det stora samverkansområdet för museerna varit applikationerna, alltså de olika databasverktygen. Förutom SOFIE och General Professional kan nämnas Adrian, Album, Art System och Reform.
Outline of Cultural Materials är en allmänt i Sverige och delvis även internationellt accepterad auktoritet för klassifikation av funktion inom det kulturhistoriska museiområdet. Detta klassifikationssystem rekommenderades också av SAMOREG.
[23]Nordiska museet har översatt Outline från amerikanska till svenska i flera omgångar med början på 1970-talet då behovet av ett gemensamt klassificeringssystem uppmärksammades. Eftersom den klassificerar kontextuellt kan den användas för såväl föremål som litteratur, arkivalier, bilder, film m.m. Många svenska museer använder sig av anpassade versioner av Outline för att kunna klassificera alla sina samlingar med samma auktoritet.
Det finns stora likheter mellan arkiv, bibliotek och museer (som tillsammans brukar kallas ABM-området); alla arbetar med att samla, ordna, vårda och tillgängliggöra det svenska kulturarvet. Därmed finns också delvis gemensamma referensramar och gemensam terminologi som gör det möjligt att skapa gemensamma sökingångar. Dessutom är gränserna mellan sektorerna ofta flytande; museerna har egna bibliotek, biblioteken innehåller brevsamlingar osv.
ABM-samarbete har funnits relativt länge men ökad samverkan inom ABM-området är särskilt angeläget nu när både arkiv och museer är på väg att fastställa standardiserade beskrivningsregler och bygga upp nationella samkataloger.
I och med databasernas och inte minst Internets hastiga tillväxt blir användarna vana vid standardiserade sökverktyg som snabbt förser dem med stora mängder information inom ett avgränsat område. Användarna av ett framtida svenskt kulturnät kommer därför att förvänta sig att kunna söka efter specifik information på ett likartat sätt och att kunna använda sig av sökbegrepp och terminologier som är lika för samma sorts material oavsett var det förvaras. Utvecklingen leder därför mot generella system som integrerar information från flera källor och målet är att få en så god kvalitet som möjligt i sökningarna.
1990 beviljade Forskningsrådsnämnden (FRN) anslag för att utveckla en modell för gemensam informationssökning vid arkiv, bibliotek och museer. Ett praktiskt försök visade att det var tekniskt möjligt att lägga samman information - samsökning fungerade bäst för tid, plats och namn - men att det krävdes komplettering av grundinformationen liksom analys och koppling mellan olika sökbegrepp. Det viktigaste delmomentet var att utveckla gemensamma auktoritetsregister. Just att utveckla gemensamma auktoriteter blev senare ett separat projekt som BIBSAM i maj 1994 anslog medel för. "Auktoritetssamarbete mellan arkiv, bibliotek och museum" syftar till att utarbeta regelverk med gemensamma grundkrav för auktoritetsregister. Projektet redovisades i form av en preliminär slutrapport i november 1996.
En särskild dataelementkatalog för att kunna skapa en nationell samkatalog över brevskrivare håller på att tas fram och beräknas vara klar under 1997. Registreringsreglerna bygger bl.a. på resultatet av ett seminarium om brevskrivareregister som hölls 1987 vid Uppsala universitetsbibliotek för att skapa samordning mellan bibliotekens och arkivens brevregistrering.
[24] Målet är att registrera och sammanställa de i dag manuellt förda brevskrivareregister som förvaras vid universitetsbibliotek och inom Arkivverket.
Samrådsgruppen för utökad samverkan mellan arkiv, bibliotek och museer (den s.k. ABM-gruppen) är en informell samarbetsgrupp med representanter för Kulturrådet, Riksarkivet, Kungliga biblioteket med BIBSAM och LIBRIS, INSAM, Riksantikvarieämbetet, Arkivet för ljud och bild, Språk- och folkminnesinstitutet samt Vitterhetsakademiens bibliotek. Syftet med gruppen, som bildades 1992, är att fånga upp nya idéer, identifiera samarbetsområden, utbyta erfarenheter och att göra information inom de olika kultursektorerna tillgänglig på samma eller likartade sätt för användarna.
Utgångspunkten är de möjligheter till nya samverkansformer som IT ger liksom de ökade möjligheterna att effektivisera verksamheten vid kulturinstitutionerna och göra deras kunskapsbanker och kompetens mer tillgängliga med informationsteknikens hjälp.
ABM-gruppen har bl.a. tagit inititativ till att fastställa ett sektorsövergripande regelverk för att information skall kunna samsökas i arkiv-, biblioteks- och museidatabaser. Projektet kallas ABM-element och syftar bl.a. till att utvidga det svenska MARC-formatet och NAD:s dataelementkatalog, utarbeta tillämpningsanvisningar och format för auktoriserade namnformer, sammanställa gemensamma dataelementkataloger samt göra specifikationer för utbytesformat.
Den långsiktiga målsättningen är att skapa möjligheter till samsökning av information, oavsett om den förvaras i arkiv, bibliotek eller museer. Söker man t.ex. på "August Strindberg" skall man få besked om vilka böcker han skrivit, vilka böcker som skrivits om honom, vilka av hans ägodelar som finns bevarade, vilka tavlor han målat och var de hänger, vilka bevarade dokument som rör eller har skrivits av Strindberg och var de arkiveras.
För att sökningen skall fungera krävs fastställda format för hur namn på personer, institutioner, organisationer, geografiska platser och annat skall skrivas. Utbytesformat måste också finnas för att informationen lätt skall kunna flyttas mellan olika system och för att information skall kunna flyttas mellan olika generationer av system.
Arbete med att ta fram auktoriteter för personnamn, juridiska personer, geografiska platser, bilder, fotografier och brevskrivare pågår. Etablerade format finns redan för tryckt text, musikalier, ljudupptagningar, videoupptagningar, film, arkiv, föremålssamlingar,
[25] fotografier, kartor och ritningar. Dessutom finns grunden till format för brevskrivare och handskrifter. Däremot saknas format för bl.a. register över ADB-medier (magnetband, kassetter, cd-rom etc), mikrofilm och nätverkspublicerade dokument.Ett konkret auktoritetssamarbete har inletts mellan Kungliga biblioteket, Riksarkivet och INSAM. Arkiven får tillgång till LIBRIS auktoritetsregister medan Arkivverket delar med sig av de namn på föreningar, organisationer och myndigheter som de har i sina samlingar. På så sätt växer en kärna av auktoriteter fram. Arkivverkets topografiska databas över administrativa gränsförändringar i Sverige från 1630-talet och fram till nutid har redan integrerats i databaskonceptet General Pro. Tanken är att museerna också skall ta fram auktoriteter för namn på hantverkare och fotografer.
I rapporten om Auktoritetssamarbete mellan arkiv, bibliotek och museer föreslås vilka dataelement som bör ingå i ett för kultursektorn gemensamt auktoritetsregister. Utgångspunkten tas i ICA:s auktoritetsstandard ISAAR (CPF)
[26] vars grundstruktur kan användas även för andra auktoriteter än person- och institutionsnamn.Standarden är indelad i auktoritetskontroll, information och anmärkning. Auktoritetskontrolldelen bör innehålla en identitetskod som identifierar den institution som är ansvarig för auktoritetsposten samt den enskilda posten, en angivelse av vilken typ av auktoritetspost det rör sig om, t.ex. en fysisk person samt sökmöjlighet från de namnformer som inte valts som auktoriserad form. Informationsdelen bör innehålla beskrivningar av det som namnges i den auktoriserade formen, t.ex. när en person levde och vad han/hon arbetade med. Anmärkningsdelen innehåller information om vilka regelverk som använts vid bestämningen och när posten upprättats.
Detta förslag till hur dataelement i ett auktoritetsregister bör beskrivas kan användas för att komplettera de uppgifter som finns i LIBRIS och NAD:s befintliga auktoritetsregister.
Även ett förslag till regelverk för de värden dataelementen får anta ("data values") har arbetats fram. Nationella riktlinjer skall vara vägledande vilket i Sverige innebär att man utgår från Katalogiseringsregler för svenska bibliotek och Nationella arkivdatabasens dataelementkatalog.
Utbyte av auktoritetsinformation mellan auktoriserande institutioner föreslås ske i ett MARC-baserat utbytesformat. En stomme till ett förslag till formatets utseende har tagits fram, men behöver kompletteras.
Målsättningen är att auktoritetsposterna skall sammanställas i en databas som förvaltas av LIBRIS. Databasen bör kunna nås av de registrerande institutionerna via Internet, online via LIBRIS eller via cd-rom i form av en separat bas på t.ex. NAD-skivan.
Systemtekniskt krävs en anpassning av LIBRIS. I väntan på det kan utbytet ändå börja genom att det befintliga auktoritetsregistret i LIBRIS görs tillgängligt i en referensdatabas som kan konsulteras av de institutioner som skall genomföra registrering.
Kvalitetskontroll av auktoriteterna måste ske i flera steg. Först och främst måste ett gemensamt regelverk utformas och personal utbildas i hur inmatning och kontroll skall skötas. Därefter kommer efterkontrollen av de individuella posterna. Kontroll måste alltid ske av identiteten när samma auktorisationsform redan finns i en annan post. Är det samma individ/objekt eller måste de båda formerna kompletteras med särskiljande information? Den post som lagts in först blir normalt den auktoriserade formen.
Ett omfattande arbete med databuren registrering pågår vid svenska arkiv, bibliotek och museer. Registreringen sker oftast på ett enhetligt sätt men följer långt ifrån alltid de internationella riktlinjer för registrering som arbetats fram.
För att informationen som kulturinstitutionerna rymmer skall kunna sökas i ett sammanhang, t.ex. via ett Kulturnät Sverige på Internet, är ökad samordning nödvändigt. Fastställda format för hur namn på personer, institutioner, organisationer, geografiska platser och annat skall skrivas måste tas fram. Utbytesformat måste också finnas för att informationen lätt skall kunna flyttas mellan olika system.
Staten bör kräva att de statligt finansierade kulturinstitutionerna följer de regler som finns eller är under utarbetande för hur kulturmaterial skall klassificeras och benämnas.
Arbete med att ta fram auktoriteter för personnamn, juridiska personer, geografiska platser, bilder, fotografier och brevskrivare pågår. Etablerade format finns redan för tryckt text, musikalier, ljudupptagningar, videoupptagningar, film, arkiv, föremålssamlingar,
[27] fotografier, kartor och ritningar. Dessutom finns grunden till format för brevskrivare och handskrifter. Däremot saknas format för bl.a. register över ADB-medier (magnetband, kassetter, cd-rom etc.), mikrofilm och nätverkspublicerade dokument.Auktoritetssamarbete ger tidsvinster, ökar kvaliteten på registrerade data och förbättrar möjligheterna till återsökning av information. Den institution som har mest erfarenhet av en viss typ av auktoritet bör vara den som i första hand ansvarar för registreringen av auktoriteterna i fråga.
Det är viktigt att de svenska kulturinstitutionerna i så hög grad som möjligt följer de internationella riktlinjer som finns på området. På så sätt skapas en internationell kulturell kunskapsbank som ökar möjligheterna till utbyte av information och erfarenheter.
Det blivande Kulturnät Sverige kan fungera som ingång till en nationell distribuerad databas med material från Sveriges arkiv, bibliotek och museer. Internet-användningen medför att sökverktygen standardiseras vilket innebär att någon samordning på det området inte behövs.
Med tanke på de många presumtiva användarna bör kulturmaterialet göras tillgängligt i en sådan form att också lekmän kan söka i och ta till sig innehållet i denna digitala kunskapsbas.
Internet inklusive Kulturnät Sverige är respektive blir också en effektiv informationsspridare. Det är t.ex. där som ett gemensamt auktoritetsregister bör göras tillgängligt. Den snabba utvecklingen av och omfattande anslutningen till Internet gör dessutom nätet till ett lämpligt forum för kulturinstitutioner som vill utbyta erfarenheter och diskutera gemensamma angelägenheter.
2. SVAR står för Svensk Arkivinformation och är en byrå inom Riksarkivet för tillgängliggörande av arkivinformation. [Tillbaka]
3. Med Arkivverket avses Riksarkivet och de regionala landsarkiven, Stockholms stadsarkiv, Malmö stadsarkiv och Värmlands arkiv. [Tillbaka]
4. MARC-AMC, Machine Readible Cataloging - Archives and Manuscript Control, är ett internationellt standardiserat utbytesformat för att beskriva arkivalier, i likhet med bibliotekens MARC-format. [Tillbaka]
5. Regeringens proposition 1989/90:72 om arkiv m.m. [Tillbaka]
6. Se vidare 3.3.4. [Tillbaka]
7. Se vidare 5.4.2. [Tillbaka]
8. ABM-gruppen, Auktoritetssamarbete mellan arkiv, bibliotek och museer, 1996. [Tillbaka]
9. Se vidare 6.3.6. [Tillbaka]
10. Adressen är http://kulturarw3.kb.se/ [Tillbaka]
11. I lagen om pliktexemplar av dokument ges föreskrifter om skyldighet att till bibliotek eller Arkivet för ljud och bild lämna exemplar av dokument (pliktexemplar). Med dokument förstås ett föremål som lagrar information för läsning, avlyssning eller visning. Ett dokument för elektronisk återgivning definieras som ett dokument som i fixerad form lagrar text, ljud eller bild och vars innehåll kan återges med hjälp av elektroniskt hjälpmedel. Pliktexemplar skall enligt lagen bevaras och tillhandahållas för forskning och studier. Pliktleveranslagen är under översyn. Se vidare 3.1.11. [Tillbaka]
12. Adressen är http://nwi.ub2.lu.se/ [Tillbaka]
13. Rapporterna finns att läsa på http://www.kb.se/bibsam/jan/jehpress.htm [Tillbaka]
14. OCLC är en ickekommersiell IT-tjänst för bibliotek och deras användare. Totalt erbjuder OCLC tillgång till över 50 fackdatabaser, varav sex är egenutvecklade. OCLC driver även katalog- och fjärrlånesystemet PRISM Service som distribuerar elektroniska tidskrifter och tillhandahåller online-referenssystem för bibliotekarier och användare. [Tillbaka]
15. ISI är en databasproducent som bl.a. skapar citeringsdatabaserna SCI, SSCI och AHCI, som innehåller över 16 000 internationella tidskrifter, böcker och andra handlingar med inriktning på teknikvetenskap, socialvetenskap, konst och humaniora. Allt material är indexerat och kompletterat med bibliografiska data, referenser samt uppgifter av upphovskaraktär. [Tillbaka]
16. SOU 1994:51, Minne och bildning. [Tillbaka]
17. En fotoelementkatalog har dock tagits fram av Fotosekretariatet som är ett centralt forum för utbyte av erfarenheter, samordning och rådgivning för museer och andra fotosamlande institutioner, fotografernas organisationer samt enskilda personer. [Tillbaka]
18. Proposition 1995/96:125, Åtgärder för att bredda och utveckla användningen av informationsteknik, s 63. [Tillbaka]
19. Se 3.1.3. [Tillbaka]
20. En standard för utbyte av elektroniska dokument. [Tillbaka]
21. CIDOC (Comité International pour la Documentation) är ICOM:s (International Council of Museums) kommitté för dokumentationsfrågor och arbetar bl.a. fram förslag till standarder och regler för museivärlden. [Tillbaka]
22. Reglerna kallas CIDOC Framework. CIDOC lämnar fortlöpande rekommendationer som museivärlden kan använda som grund för uppbyggnad av registreringssystem. [Tillbaka]
23. Se 6.4.2. [Tillbaka]
24. Carolinarapport 9 redovisar resultatet av seminariet. [Tillbaka]
25. Se vidare 6.4.2. [Tillbaka]
26. Se ovan under arkiven. [Tillbaka]
27. Se vidare 6.4.2. [Tillbaka]
| Slutbetänkandet: Till statsrådet | Ordförklaringar | Sammanfattning Kap. 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | Litteratur Bil. 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 Utförlig innehållsförteckning | |