10 Förslag till samlad IT-strategi

Kulturinstitutionerna har också klart uttalat att de inte önskar styrande direktiv. Det framgår av svaren på Kulturnät Sveriges enkät om användningen av IT på kulturområdet,^[1] av de kulturinstitutioners IT-strategier som vi har tagit del av och som sammanfattas i bilaga 3 och av de kontakter som utredningen har haft med kultursverige. Svårigheterna med att formulera en samlad IT-strategi har också påtalats av ett flertal representanter för olika kulturinstitutioner, bl.a. i samband med de workshops^[2] som utredningen inbjudit till och vid det nordiska seminarium som arrangerats.^[3]

Den allmänna uppfattningen är att kompetensen att avgöra verksamhetens behov av IT-stöd finns inom den enskilda institutionen. Dessa synpunkter har haft en avgörande betydelse för hur vi valt att utforma vårt förslag till IT-strategi.

10.2 Förslag till samlad strategi för kulturinstitutionernas IT-användning

Vår utgångspunkt är att ny teknik bör användas för att stimulera till deltagande i kulturlivet och öka tillgängligheten till kulturinstitutionernas information, kunskap och verksamheter. IT kan också bidra till att vidga kulturinstitutionernas dialog med publiken samtidigt som de administrativa, bevarande och publika verksamheterna blir effektivare och av bättre kvalitet.

Vi ser det som ett demokratimål att de stora informationsmängder som arkiv, bibliotek, museer och andra kulturinstitutioner besitter får en vidare spridning. Genom digitalisering kan stora mängder data och kulturyttringar göras tillgängliga via Internet och andra datornätverk.

Därför bör ett svenskt digitalt kulturnät byggas upp, med Internet som bas. Förutom större möjligheter att ta del av kulturverksamheter och -information kan kulturnätet också stimulera till ökad IT-användning inom kulturinstitutionerna och ett breddat samarbete institutionerna emellan. Skapandet av ett kulturnät bör därför vara utgångspunkten för en IT-strategi för kulturinstitutionerna. Kulturnätet är med andra ord själva fundamentet i den strategi vi föreslår.

10.2.1 Kulturnät Sverige

Det främsta syftet med ett svenskt kulturnät är att öka tillgängligheten till kulturarvet och andra kulturyttringar. Tanken är att det skall vara möjligt att nå ett stort antal kulturinstitutioners och kulturproducenters hemsidor och databaser på Internet via en gemensam ingångssida, Kulturnät Sveriges hemsida. Innehållet på kulturnätet skall kunna sökas utan att användaren känner till vilken institution eller kulturproducent som har en viss verksamhet eller hur de olika kultursektorernas struktur och organisation ser ut. Nätverket skall alltså underlätta orienteringen i det många gånger svåröverskådliga och i vissa avseenden svårtillgängliga svenska kulturutbudet. Därmed blir kulturen, inte minst den enorma kunskaps- och informationsresurs som kulturinstitutionerna besitter, i ökad utsträckning tillgänglig för allmänheten, forskare och andra institutioner och aktörer inom kulturområdet. Fler människor får helt enkelt kännedom om och tillgång till kunskap och kultur.

Kulturnätet kan samtidigt inspirera till eget skapande och ökat deltagande i kulturlivet. För kulturinstitutionerna erbjuder nätverket tillgång till en större potentiell publik, ett forum för kunskaps- och erfarenhetsutbyte, en idébank och därmed en inspirationskälla för ökad IT-användning.

Staten har ett ansvar för att främja medborgarnas möjligheter till fri informationsinhämtning. Det är en grundprincip som är till gagn för demokratin och för den allmänna kunskapsutvecklingen. Alla medborgare har också en självklar rätt att ta del av kulturinstitutionernas verksamheter, inte minst eftersom dessa huvudsakligen är samhällsfinansierade. Inrättandet av ett kulturnät ökar tillgången till kunskaper och information om kultur, och bidrar därmed till en mer rättvis fördelning av hela svenska folkets möjligheter att ta del av kulturinstitutionernas resurser. Av detta följer att materialet i Kulturnät Sverige så långt som möjligt skall vara kostnadsfritt att ta del av.

10.2.2 Vikten av digitalisering

Tillgänglighet till kultur är i grunden en fråga om demokrati. För att den demokratiska processen skall fungera krävs att alla ges tillgång till kunskaper och information om vår historia, våra gemensamma värderingar, vårt samhälle etc. Kulturen är också ett intresse som ger livet innehåll och mening för många människor.

Många utnyttjar dock inte eller känner inte ens till det rika kulturutbud som finns i Sverige. Det är också ett faktum att alla inte har samma förutsättningar att ta del av kulturarvet och olika kulturyttringar. Personer i landsorten har förstås inte lika stora möjligheter att utnyttja kulturinstitutionerna som invånarna i de storstäder där institutionerna i många fall är belägna. Funktionshindrade människor har ofta svårigheter att ta sig till kulturinstitutionerna, och när de kommer dit kan de få problem med att ta del av verksamheten eftersom den inte är anpassad till olika funktionshinder.

Det finns stora mängder material i form av texter, bilder, föremål, arkivalier m.m. vid kulturinstitutionerna som i dag inte kan nås av utomstående och som mycket sällan är tillgängligt utanför de förvarande institutionerna. Det innebär att allmänheten i praktiken sällan har tillgång till denna kulturresurs.

Kulturinstitutionernas verksamheter och material kan och bör därför digitaliseras. Digitalisering kan höja kvaliteten på de dokument och bilder som institutionerna förvarar, vidga tillgängligheten till institutionerna och minska slitaget på originalmaterialet.

Vid digitaliseringsarbetet är det viktigt att följa de standarder och gemensamma format som finns inom respektive kultursektor. På så sätt ökar möjligheterna till samsökning i t.ex. de olika institutionernas material. Materialet bör också avpassas för att kunna göras tillgängligt via Internet - vilket också innebär via Kulturnät Sverige.

Kulturinstitutionerna bör därför basera sin datorinfrastruktur på Internet-standarder och vedertagen Internet-praxis. Varje institution bör skaffa en fast Internet-anslutning, skapa hemsidor och använda sig av e-post och nyhetsgrupper. Den IT-ansvariga vid varje institution måste utarbeta en IT-säkerhetsplan så att det lokala nätverket och det digitala materialet skyddas. Eftersom den tekniska utvecklingen går så snabbt måste system och rutiner också vara flexibla så att de kontinuerligt kan anpassas och förändras.

10.2.3 Stimulans till samverkan och IT-användning

Kulturinstitutionerna bör sträva efter att samarbeta, att samordna sina resurser och att dela med sig av sina kunskaper och erfarenheter när det gäller informationsförsörjning, standarder, verksamhetsförnyelse genom användning av IT, gemensamma policyfrågor, rättsliga frågor, säkerhetsfrågor, m.m. Samverkan och samarbete kan bidra till ökad tillgänglighet och effektivitet inom de olika verksamheterna.

Möjligheterna till samverkan och incitamentet till att använda IT vid kulturinstitutionerna ökar också genom att ett kulturnät skapas. Den stora potentiella publik som kan nås via kulturnätet och tillgången till en central redaktions^[4] resurser, bl.a. i form av praktisk handledning för hur material kan digitaliseras och för hur man publicerar sig på kulturnätet, kan komma att stimulera många institutioner att använda IT.

De digitala diskussionsgrupper^[5] som kulturnätet föreslås inrymma kommer också att kunna fungera som ett forum för och uppmuntra till erfarenhetsutbyte, samordning och utveckling av gemensamma tillämpningsprojekt som t.ex. virtuella utställningar. Dessutom skapar inrättandet av Kulturnät Sverige förmodligen en förväntan på institutionerna att publicera material på nätet.

10.2.4 Lokala IT-strategier

Eftersom institutionernas förutsättningar, verksamheter och resurser är så olika blir en samlad IT-strategi av nödvändighet en mer principiellt hållen vägledning. Med utgångspunkt från denna bör därför varje institution, utifrån sina specifika mål och förutsättningar, formulera en egen, mer detaljerad IT-strategi. Denna strategi bör fungera som ett verktyg för att nå uppställda mål. Eftersom förutsättningarna kontinuerligt förändras bör IT-strategin också regelbundet revideras.

I det följande ges ett antal rekommendationer för kulturinstitutionernas användning av IT. Vissa punkter kan förefalla självklara, men vår erfarenhet är att många kulturinstitutioner kan göra vinster av ett mer konsekvent användande av IT. Dessa skall ses som en vägledning och inspirationskälla för enskilda institutioner som skall utforma eller revidera egna IT-strategier.

Digitalisering av material

Digitalisering kan höja kvaliteten på dokument och bilder, minska slitaget på materialet samt öka tillgängligheten till de fakta och kulturyttringar som kulturinstitutionerna inrymmer. Genom en sökfunktion, utifrån olika kategorier eller via fritext, blir det också enklare att hitta det material man vill ta del av. Det digitaliserade materialet kan göras tillgängligt på Internet, via online-tjänster och/eller på cd-rom.

Det är av avgörande betydelse att föremål, arkivalier, litteratur, texter, bilder etc. registreras i samordnade system och på ett enhetligt sätt. Det medför att information kan sökas från alla institutionens databaser i ett sammanhang. Ett integrerat informationssystem kräver ett ämnesklassifikationssystem som är gemensamt för all slags information. Standardiseringen innebär att tillgängliga data kan utnyttjas rationellt, och även av andra institutioner. Därför är det nödvändigt att kulturinstitutionerna inom de olika kultursektorerna tillsammans utformar gemensamma standarder och auktoritetsformat.^[6]

Teknikval

Datorisering och digitalisering förutsätter att det inom varje kulturinstitution finns en väl utvecklad infrastruktur för informationsbehandling. Med hänsyn till Internets snabba spridning och utveckling bör kulturinstitutionerna basera sina lokala datorinfrastrukturer på Internet-standarder och vedertagen Internet-praxis, och låta de lokala infrastrukturerna för datakommunikation utvecklas i takt med standardernas utveckling. Institutionerna bör också undvika att använda speciallösningar och leverantörsspecifika lösningar i de lokala datorinfrastrukturerna. Det är särskilt viktigt att följa dessa rekommendationer för program och system som används för informationsutbyte såsom elektronisk post, hantering av distributionslistor, nyhetsutbyte, informationssökning och informationsspridning via www, ljud- och videokonferenser, digitalisering osv.

För att allmänheten skall få tillgång till kulturinstitutionernas informationsresurser bör varje institution skaffa sig en väl fungerande och fast Internet-anslutning,^[7] skapa hemsidor och använda sig av e-post och nyhetsgrupper. I och med att institutionerna kopplar upp sig mot Internet får de tillgång till ett globalt nätverk. Om de också lägger ut information och ger möjlighet till sökning i databaser på www får även utomstående möjlighet att nå institutionernas data via externa datorer.

Varje institution bör definiera en IT-enhet, arbetsgrupp eller annan ansvarig med uppgift att befrämja användning av IT. Denna skall svara för utveckling och drift av institutionens fysiska nätverksinstallation, utveckla och underhålla en koppling mellan det lokala datornätet och det globala Internet, bevaka utvecklingen på området i syfte att identifiera mjukvara och programlösningar som är tillämpbara inom kulturområdet, samt bistå enheterna inför upphandling av IT-utrustning och därtill relaterade tjänster.

Varje institution måste också utarbeta en IT-säkerhetsplan som säkrar institutionens lokala datorinfrastruktur och materialets beständighet, tillförlitlighet och giltighet samt skyddar det från otillåtna ingrepp.

Utvecklingen på IT-området går dock så snabbt att den utrustning och de metoder som används i dag snart kan vara föråldrade. Därför måste institutionernas IT-strategier och IT-planer vara flexibla så att de kan anpassas till morgondagens behov.

Den publika och administrativa verksamheten

Datorstöd kan vara användbart i den publika verksamheten, t.ex. för bokning av lokaler och visningar, produktion av publikationer och program, sammanställning av olika former av besöksstatistik, utlåning och informationssökning åt besökarna. Multimedia blir också ett allt viktigare inslag i många kulturinstitutioners utställningsverksamhet. Med denna teknik ges besökaren möjlighet att på egen hand söka information, vilken presenteras i form av såväl text som ljud och bild. En dator som kontrollerar olika elektroniska media, gör det möjligt för besökaren att göra egna vandringar i den lagrade informationen. Tekniken ökar institutionernas möjligheter att presentera sitt material på ett pedagogiskt och attraktivt sätt, och dessutom på ett medium som lätt kan spridas och användas externt.

Det är viktigt att bygga upp ett särskilt datornätverk för den publika delen av verksamheten med sökfunktioner som är anpassade till en bredare allmänhet. Besökarna bör själva kunna söka i informationen vid användarvänliga datorer. Målsättningen bör vara att publiken skall kunna sköta tekniken utan personalens hjälp och informationen bör vara tillgänglig även för barn, funktionshindrade och invandrare.

Vissa institutioner, bl.a. biblioteken, skall även fungera som vägvisare till digitaliserad information och nya medier för dem som inte har möjlighet att skaffa sig egen teknisk utrustning och uppkoppling. Utbildning av personalen är avgörande för att besökarna skall kunna få den vägledning de behöver. Personalen bör ges fördjupade kunskaper om teknik, databaser, PC-användning, programvaror, nya medier och Internet.

Varje kulturinstitution kan också ha stor användning av IT i sin administrativa verksamhet. Olika datorprogram för ekonomi, administrativa rutiner, ord- och textbehandling, ärendehantering/diarium, registerhantering, kalenderfunktion, katalogisering, informationssökningar och statistik kan bidra till att förenkla rutiner, göra arbetet lättare och spara tid. Vid t.ex. diarieföring kan datoriseringen bidra till förbättrade sökmöjligheter, så att det går snabbare att få fram handlingar i ett visst ärende. Genom att minska rutinarbetet frigörs också resurser.

IT kan även underlätta den interna kommunikationen mellan de olika enheterna inom institutionerna. Genom att installera ett datornätverk blir det möjligt för personalen att skicka elektronisk post och textfiler internt och att ta del av diarium och andra gemensamma funktioner. Om nätverket ansluts till externa nätverk ges också möjlighet att kommunicera på samma sätt med andra institutioner. Denna typ av datakommunikation kan i många fall ersätta vanliga brev, och i viss mån även telefonsamtal. Ett lokalt nätverk gör det också möjligt att enkelt hämta information ur institutionens databaser. Med en uppkoppling mot andra institutioners databaser och mot globala nätverk, som t.ex Internet, blir det möjligt att hämta information även ur dessa.

10.3 Konklusion

Det blivande Kulturnät Sverige bildar fundamentet för vårt förslag till samlad strategi för kulturinstitutionernas IT-användning. Utgångspunkten är att varje kulturinstitution bör använda sig av IT för att öka tillgängligheten till sin verksamhet, information och kunskap. Genom att material digitaliseras kan stora informationsmängder göras nåbara, även för den som fysiskt befinner sig långt borta. Via ett gemensamt kulturnät på Internet kan sedan materialet sökas i ett sammanhang.

Kulturnät Sverige kan också öka möjligheten till kommunikation mellan institutioner och publik och stimulera människor att delta i kulturlivet och att själva skapa kultur i olika former. Kulturnätet kan vidare bidra till ökad samverkan mellan kulturinstitutioner och kulturproducenter. Den stora potentiella publiken och tillgången till en central redaktions vägledning och stöd, kan komma att stimulera många institutioner att använda sig av IT. Dessutom skapar inrättandet av Kulturnät Sverige en förväntan på institutionerna att publicera material på nätet.

Vid digitaliseringsarbetet är det viktigt att följa de standarder och gemensamma format som finns inom respektive kultursektor. På så sätt ökar möjligheterna till samsökning i t.ex. de olika institutionernas material. Kulturinstitutionerna bör basera sin datorinfrastruktur på Internet-standarder och vedertagen Internet-praxis. Varje institution bör skaffa en fast Internet-anslutning, skapa hemsidor och använda sig av e-post och nyhetsgrupper. Den IT-ansvariga vid varje institution måste utarbeta en IT-säkerhetsplan så att det lokala nätverket och det digitala materialet skyddas. Eftersom den tekniska utvecklingen går så snabbt måste system och rutiner också vara flexibla så att de kontinuerligt kan anpassas och förändras.

Eftersom kulturinstitutionernas förutsättningar, verksamheter och resurser är så olika blir en samlad IT-strategi av nödvändighet en mer principiellt hållen vägledning. Varje institution bör därför, utifrån sina specifika mål och förutsättningar, formulera en egen, mer detaljerad IT-strategi. Eftersom förutsättningarna förändras över tid bör IT-strategin regelbundet revideras.

Noter

2. Se 1.3.2. [Tillbaka]

3. Se 1.3.5. [Tillbaka]

4. Se vidare 11.7.1. [Tillbaka]

5. Se vidare 11.2.2. [Tillbaka]

6. Se vidare kapitel 6. [Tillbaka]

7. Kapaciteten bör vara god och man bör välja en Internet-operatör som erbjuder anslutning med god prestanda i hela nätet, utbyggnadsplaner, tillgänglighet, driftsäkerhet och god funktionalitet i form av namnserver (databas med domännamn och motsvarande IP-adress), e-post, nyhetsförmedling, användarstöd, driftövervakning, hantering av säkerhetsincidenter, www-utrymme etc. Vid val av Internet-operatör kan det vara lämpligt att utgå från Statskontorets ramavtal för upphandling av Internet-anslutningar, som skall vara klart den 1 juli 1997. [Tillbaka]