Bilaga 3 IT-strategier

Flertalet arkiv har ingen egen IT-plan utan hänvisar till den centrala myndigheten Riksarkivet, som under 1996 har formulerat en gemensam IT-strategi för Arkivverket^[1], kallad "Strategier och vägval".

Till exempel hänvisar Landsarkivet i Uppsala till Riksarkivets IT-plan, men förklarar att man som ett komplement också kommer att utarbeta en särskild ADB-handbok som är anpassad till den egna IT-verksamheten. Stadsarkivet i Göteborg skriver att de inte har någon IT-plan utan ägnar sig åt "ad-hoc-lösningar".

I "Strategier och vägval", som främst fokuserar på Riksarkivet och landsarkiven, betonas bl.a. nödvändigheten av överblick och planmässighet för att undvika att datorstödet utformas på ett bristfälligt och oekonomiskt sätt. Vidare framhålls att arkiven måste ha en organisation och ett arbetssätt som kan hantera tekniken, och att det däri ingår att personalen skall ha goda kunskaper om de möjligheter IT-användning kan erbjuda och om de krav som den ställer.

Andra målsättningar som nämns i strategin är bl.a.:

 att kraven på ADB-säkerhet måste uppfyllas,
 att Riksarkivet och landsarkiven skall använda samma system för ordbehandling och elektronisk post,
 att Riksarkivet och landsarkiven skall ha en gemensam server som principlösning för det interna datorstödet,
 att Internet skall vara det primära sättet att kommunicera externt, samt
 att Arkivverket bör upprätta en gemensam World-Wide-Web-server för externt tillhandahållande av information.

3.1.2 Bibliotek

En tredjedel av folkbiblioteken har en formulerad IT-plan. Många av dem uppger att de omfattas av den kommunala IT-planen eller att de applicerar valda delar av kommunens plan på sin verksamhet. Vissa folkbibliotek hänvisar till länsbibliotekets IT-plan.

Drygt en tredjedel av länsbiblioteken uppger att de har formulerat en IT-strategi. Flera länsbibliotek hänvisar till landstingens IT-planer.

Knappt en tredjedel av forskningsbiblioteken har en IT-plan. Högskolebiblioteken är i regel de som har de mest omfattande IT-planerna, även om vissa, som Göteborgs universitet, har integrerat IT med den allmänna planeringen.

De bibliotek som inte har en IT-plan motiverar det med att de inte har haft tid och resurser att formulera en sådan, eller att de känner sig omkörda av utvecklingen och inte finner någon anledning att formulera en plan som troligen är inaktuell i samma stund som den presenteras.

I flertalet av de befintliga IT-planerna betonas bibliotekens uppgift att tillhandahålla kunskaper och samhällsinformation. IT beskrivs som en mycket värdefull resurs som ger biblioteken ökade möjligheter att fullfölja denna uppgift. Den genomgående tanken är att IT kan bidra till att öka tillgängligheten till alla typer av information, och att det är till gagn för folkbildningen och den demokratiska processen. En allmän vision är att biblioteken, genom att tillhandahålla olika IT-baserade informationstjänster, i framtiden skall fungera som "elektroniska informationscentraler" och "medborgarkontor", som det uttrycks i Falköpings kommuns strategi för de lokala biblioteken.

Som ett led i strävan att ge alla medborgare tillgång till IT och de informationsresurser som IT erbjuder, väljer en majoritet av de bibliotek som har IT-planer att inrätta datorterminaler för låntagarna. Via terminalerna skall låntagarna bl.a. kunna söka i bibliotekskataloger samt interna och externa databaser. I IT-planerna framhålls att dessa datorer måste erbjuda standardiserade och lättillgängliga användargränssnitt så att alla kan använda dem. Vissa bibliotek anger även att datorerna skall vara anpassade till funktionshindrade, genom t.ex. talsyntesutrustning, och betonar vidare att kvinnor måste få samma möjlighet som män att lära sig den nya tekniken.

Merparten av de bibliotek som har IT-planer har redan tillgång till, eller avser att ansluta sig till Internet. Flera av dessa bibliotek har också för avsikt att erbjuda låntagarna kostnadsfri tillgång till Internet. De flesta av IT-strategierna innehåller vidare beslut om att investera i olika databaser, såväl online- som cd-rom-baserade, som skall kunna utnyttjas av allmänheten.

I stort sett samtliga bibliotek uppger att en viktig förutsättning för IT-verksamheten är att personalen ges utbildning på området. För att personalen skall kunna hjälpa låntagarna med avancerad informationssökning/-rådgivning och kunna ge dem den vägledning de behöver för att kunna använda IT måste personalen ges fördjupade kunskaper om teknik, databaser, PC-användning, programvaror, de nya medierna och Internet. De flesta IT-strategierna innehåller därför någon form av målsättning om utbildning av personalen.

Stora delar av strategierna uppehåller sig vid praktiska frågor som vilken typ av datorer biblioteken skall köpa in, hur många datorer som skall köpas in, när de skall installeras, hur datasäkerheten skall garanteras osv. I anslutning till detta förs i flera strategier olika resonemang om fördelarna med datorisering när det t.ex. gäller katalogisering, lånerutiner och olika former av informationssökningar. Som fördelar nämns bl.a. förbättrade och enklare sökmöjligheter.

I sammanhanget tar flera av strategierna också upp vikten av standardisering av information som lagras och behandlas i bibliotekens databaser. Den samfälliga bedömningen är att en standardisering medför att tillgängliga data kan utnyttjas rationellt, och av andra bibliotek.

Många av IT-strategierna tar upp frågor om samordning mellan biblioteken. Eskilstuna stads- och länsbibliotek beskriver i sin strategi hur man planerar att skapa ett integrerat informationsnät för biblioteken i Eskilstuna kommun, baserat på Internet. Enligt planen skall stads- och länsbiblioteket göra vissa onlinekataloger och databaser tillgängliga på Internet samt ansluta kommundelsbibliotek och andra intressenter till nätet. I förlängningen skall en uppbyggnad och integration av datanätverket även ske regionalt. Flera bibliotek har liknande ambitioner - Jämtlands läns biblioteks IT-strategi föreskriver t.ex. att inte bara kommunbiblioteken skall anslutas till ett gemensamt nätverk, utan också gymnasiebiblioteken, och vidare att allmänheten och småföretag skall få tillgång till bibliotekets databaser.

3.1.3 Museer

Av de 90 museer som har svarat på Kulturnät Sveriges enkät har 28 formulerat en IT-plan. 33 av museerna uppger att de inte har någon IT-plan och 26 museer planerar att skaffa en sådan. Samtliga museer tycks vara överens om vikten av att ha en formulerad IT-plan.

Tre museer hänvisar till andra institutioners IT-planer. Som ett exempel använder stiftelsen Kultur i Sörmland lämpliga delar av landstingets IT-plan.

Den utbredda andemeningen i museernas strategier är att museerna har ett ansvar att förvalta och skydda kulturarvet, men också att verka för att så många som möjligt ges förutsättningar att ta del av kulturarvet, och att detta ansvar gynnas av en datorisering. I flera av strategierna påtalas att IT kan bidra till en effektivitets- och kvalitetshöjning av museernas verksamhet och en större tillgänglighet till den information som museerna besitter.

I likhet med biblioteken avhandlar museerna i sina strategier frågor om teknik och utrustning, såväl befintlig som sådan som skall köpas in. I anslutning till detta diskuteras olika användningsområden. Av strategierna framgår att museerna inledningsvis kan ha stor användning av IT i sin administrativa verksamhet, inte minst med hänsyn till att behovet av datorstöd ökar i takt med att de ärendemängder som skall hanteras ökar i omfattning. När det gäller administration är det främst datorprogram för ekonomi, administrativa rutiner, ord- och textbehandling, ärendehantering/diarium, registerhantering, kalenderfunktion och statistik som tas upp i strategierna.

Ett annat användningsområde för IT inom museerna som strategierna tar upp är kommunikation; dels intern kommunikation inom museerna, dels extern kommunikation med andra institutioner och allmänheten. I stort sett samtliga strategier beskriver hur det egna museet redan har installerat/ planerar att installera ett datornätverk, vilket från kommunikationssynpunkt innebär att personalen kan skicka elektronisk post och textfiler internt, men även externt om nätverket ansluts till ett större nätverk. Om den egna databasen kopplas mot andra museers och institutioners databaser och mot Internet, vilket är en målsättning för flertalet av museerna, blir det även möjligt att hämta information från dessa. Genom en Internetanslutning blir det också möjligt för allmänheten att nå det enskilda museet från externa datorer, exempelvis i syfte att inhämta information om museets samlingar och verksamhet.

IT-strategierna innehåller vidare målsättningar för den publika verksamheten. En punkt som återkommer i flera av strategierna är att det är viktigt att bygga upp ett särskilt datornätverk för den publika delen av verksamheten med sökfunktioner som är anpassade till en bredare allmänhet. Besökarna skall själva kunna söka i samlingarna via datorterminaler, vid vilka stor användarvänlighet bör eftersträvas. Målsättningen bör vara att publiken skall kunna sköta stora delar av tekniken utan särskild hjälp från personalen. Det kan dock tilläggas att det endast är ett fåtal museer som betonar att tekniken även bör vara tillgänglig för barn, funktionshindrade och invandrare.

Av strategierna framgår också att multimedia blir ett allt vanligare inslag i museernas verksamhet. Tekniken utökar museernas möjligheter att presentera sitt material på ett pedagogiskt och attraktivt sätt, och tillåter att en omfattande informationsmängd presenteras på en begränsad yta.

Inom museernas samlingar ryms bibliotek, arkiv och föremålssamlingar. Strategierna visar att många museer har börjat datorisera dessa enheter. Biblioteken är lämpliga att datorisera, dels för åtkomlighet och sökmöjligheter inom museerna och deras förvaltningar, dels för kontakter med andra institutioner. Arkiven har ofta ett varierande innehåll och där ryms stora enheter; förutom textmaterial finns i många fall bildarkiv. Allt detta material kan dock digitaliseras med hjälp av inscanning, digital fotografering, mikrofilmning m.m. Föremålssamlingarna kan också dokumenteras digitalt. Föremålen registreras då i en databas, där det med adekvata applikationer är möjligt att lägga in texter om och bilder av föremålen i ett och samma dokument.

En allmän uppfattning bland museerna är att en digitalisering av dessa enheter avsevärt kan höja kvaliteten på och öka omfattningen av de dokument som beskriver samlingarnas innehåll, och samtidigt öka tillgängligheten till den informationsresurs som museernas olika dokument utgör. Bland annat blir det möjligt att söka efter information utifrån olika ämnesord, där huvuddatorn mycket snabbt letar fram relevant material. Det blir även möjligt att producera cd-rom-versioner av det material som läggs upp i databaserna för bibliotek, skolor och en intresserad allmänhet.

Flera av strategierna betonar att det är en stor fördel om föremål, arkivalier, litteratur, texter och bilder registreras i ett fåtal databaser och allra helst i en enda gemensam databas, dvs. ett helt integrerat system. Det medför att hela museet och förvaltningen kan söka information från de databaser som innehåller arkiv, bibliotek och föremål. "Meningen är att lägga upp ett datoriserat söksystem för hela den kunskapsbank som finns hos museet", som Skellefteå museum formulerar saken.

Som Nordiska museet konstaterar kräver dock ett integrerat informationssystem ett ämnesklassifikationssystem som är gemensamt för all information; föremål, bilder, litteratur, arkivalier etc. Processen förenklas också av att man - vilket flera av museerna påtalar i sina strategier - inför en gemensam standard vid utformningen av IT-material. Fördelarna med en enhetlig standard är flera, bl.a. en högre samlad kompetens, enhetligare utbildning, förenklat underhåll och bättre samverkan mellan olika användargrupper.

Andra målsättningar och synpunkter som förs fram i de olika strategierna är att personalen måste ges nödvändig utbildning för att datoriseringsprocessen skall falla väl ut, att datoriseringen förutsätter att museerna har en väl utvecklad infrastruktur för informationsbehandling, och att varje museum bör koppla upp sig mot Internet med hemsidor, e-mail, och news så att deras informationsresurser blir tillgängliga för andra museer, forskare och allmänheten. Vidare framhålls vikten av samverkan och samordning mellan museerna, kulturminnesvårdande organ, arkiv och bibliotek, samt fördelarna med att skapa nätverk mellan museernas olika databaser då det innebär att de totala resurserna kan utnyttjas gemensamt. I sammanhanget poängteras också nödvändigheten av att datalagt material och kommunikationsystem standardiseras.

I flera av strategierna påtalas också behovet av att inrätta IT-enheter eller arbetsgrupper med uppgift att svara för utveckling och drift av museernas datornätverk. Flera strategier tar också upp frågan om vikten av att utarbeta en IT-policy som säkrar museimaterialets beständighet, tillförlitlighet och giltighet samt skyddar det från otillåtna ingrepp.

3.1.4 Musik-, teater- och dansinstitutioner

Det är bara en av musikinstitutionerna som har en fastlagd IT-plan. Flera av länsmusikföreningarna uppger att de varken har tid eller pengar att utveckla någon egen IT-plan.

Fyra av 21 teater- och dansinstitutioner har en IT-plan medan 15 institutioner uppger att de inte har någon plan.

Norrbottens Musiken, som är den enda musikinstitutionen som har en IT-plan, beskriver i sin strategi hur planering och uppföljning av program och föreställningar kan effektiviseras och förenklas med hjälp av datorstöd.

Ett av de problem som har identifierats inom verksamheten är brist på samordning av programmen inför spelårsplaneringen, vilket lett till oönskade krockar mellan olika program. Enligt strategin blir det möjligt att undvika sådana med ett datorstött planeringsverktyg. Om institutionen snabbare får fram turnéplaner och underlag för traktamenten och gager ger det en framförhållning i administrationen samt ett jämnare arbetsflöde, som dessutom är enklare att följa upp. Artister och andra inblandade får på ett tidigt stadium planeringsunderlag och scheman. Arrangörerna får i god tid veta exakta datum och tider för sin planering och samordning.

IT möjliggör även samordning med arrangörer och andra intressenter. Norrbottens Musiken påpekar i sin strategi att man i vissa avseenden är nära knuten till landstinget, och att man i en förlängning kan tänka sig en anslutning till landstingets datornät. En sådan anslutning skulle göra det möjligt för landstinget att på elektronisk väg få fortlöpande information om verksamheten under pågående spelår. En annan tanke i Norrbottens Musikens strategi är att arrangörer skall kunna koppla upp sig mot institutionen via Internet för att studera programutbud och göra beställningar direkt hos Norrbottens Musiken.

Teatercentrum (TC) beskriver i sin IT-strategi hur IT kan bidra till ökad demokrati inom TC. I strategin ingår planer på att ansluta TC och dess medlemsgrupper till ett datornät för att de skall kunna informera om och diskutera frågor som rör de fria teatergrupperna. Ett annat förslag i strategin är att teaterarbetarna skall kunna söka jobb genom TC:s nätverk.

3.2 IT-strategier inom offentlig förvaltning

IT-strategier är mycket vanligt förekommande inom offentlig förvaltning. Många myndigheter är i full färd med att uppdatera gamla eller formulera helt nya IT-strategier.

Under rubriken IT-strategier inom offentlig förvaltning har vi valt att samla kommuner, universitet och högskolor samt olika ansvars- och sektorsmyndigheter.

3.2.1 Myndigheter

Kulturnät Sverige skickade i januari 1996 ut en enkät till 864 institutioner och myndigheter inom kulturområdet med frågor om deras IT-användning.^[2] Ett tjugotal myndigheter har svarat på vår enkät och flera av dem har skickat med sina IT-strategier. Vi har också under hösten 1996 tagit kontakt med ytterligare ett antal institutioner inom offentlig förvaltning för att få ta del av deras IT-strategier.

Vi har fått in ett mycket omfångsrikt och heterogent material från 39 olika myndigheter; alltifrån Nämnden för hemslöjdsfrågor till NUTEK finns representerade med sina enkätsvar och/eller IT-strategier.

Långt ifrån alla myndigheter har formulerat en IT-strategi, men över hälften har eller planerar att skaffa en sådan.

Tabell 1  IT-strategier inom offentlig förvaltning.

Ja	Nej	Vet ej	Planerar	Summa
14	11	5	9	39
36 %	28 %	13 %	23 %	100 %

De IT-strategier som vi har fått in skiljer sig åt i många avseenden. Majoriteten av strategierna är detaljerade dokument skrivna för den enskilda myndighetens verksamhet och specifika behov. Andra myndigheter har valt att upprätta mer allmänna måldokument.

De mest omfattande IT-strategierna återfinns hos myndigheter som hanterar stora informationsmängder, som t.ex. Centrala studiestödsnämden, Riksförsäkringsverket och Arbetsmarknadsstyrelsen.

IT-strategierna syftar till att ge ledningen ett verktyg/styrinstrument så att IT-användningen utvecklas i takt med verksamheten. Tanken är att en tydlig koppling mellan IT och organisationens utveckling skall leda till en effektivare verksamhet.

Drivkraften för myndigheter att formulera IT-strategier är bl.a. att:

 IT skall förbättra den externa och interna kommunikationen,
 IT skall rationalisera och effektivisera verksamheten,
 IT skall förbättra verksamheten så att t.ex. servicen till allmänheten blir bättre med kortare väntetider och högre kvalitet,
 IT skall göra verksamheten mer miljövänlig.

Svenska myndigheters IT-strategier varierar både till form och innehåll. Naturvårdsverket har t.ex. formulerat en IT-strategi som anger ramarna för hela organisationen. Strategin kompletteras sedan med årliga IT-planer och IT-handböcker. Statistiska centralbyrån har valt att formulera en IT-strategi för internt bruk och en strategi för IT-användning i extern verksamhet.

Majoriteten av de IT-strategier som vi har fått in är mycket konkreta. De innehåller t.ex.:

 Policy, där respektive myndighet redogör för informationsteknikens roll inom respektive organisation och målsättningen för IT-användningen.
 Strategi för säkerhetsfrågor, rörande bl.a. rutiner, system och ansvarsfördelning.
 Teknisk strategi, där man betonar vikten av att använda etablerade system och så långt det är möjligt ha ett gemensamt system för hela organisationen.
 Strategi för kompetensutveckling, där personalens kompetens skall öka i takt med IT-användningen inom respektive myndighet.

IT-utvecklingen går snabbt och flera myndigheter betonar vikten av att formulera en ordentlig IT-strategi. Riksförsäkringsverket skriver t.ex. i sin IT-strategi: "Nu måste vi ständigt ha ett strategiskt perspektiv. Det gäller både att strategin som sådan måste vara under kontinuerlig utveckling och att den måste beaktas när konkreta beslut tas."

3.2.2 Kommuner

De svenska kommunerna har i stor utsträckning formulerat IT-strategier för den kommunala verksamheten. Enligt en rapport från Struktursekretariatet på Näringsdepartementet har nära hälften av landets 288 kommuner upprättat en IT-strategi eller liknande dokument. Av dessa klassas 80 som "riktiga" IT-strategier enligt rapporten.^[3] Dessa innehåller riktlinjer och handlingsplaner för kommunernas hela kommunikations- och informationsteknologi. Flertalet strategier är upprättade under 1994 eller 1995, och sträcker sig över en 2-5-årsperiod.

Många kommuner har också en ADB-plan som fungerar som komplement eller alternativ till en IT-strategi.

Det pågår ett intensivt arbete i landets kommuner vad gäller IT-frågor. I de flesta kommuner som ännu inte har någon IT-strategi håller man på att ta fram en sådan; endast i undantagsfall har kommunerna uppgett att det inte finns några planer på att formulera en IT-strategi. Näringsdepartementet gör i sin rapport bedömningen att 75-90 % av landets kommuner kommer att ha en IT-strategi eller ett motsvarande dokument färdigt före 1996 års utgång.

Det huvudsakliga motivet för kommunernas IT-arbete är möjligheten att behålla och locka till sig näringsliv och nya invånare. Kommunerna är också måna om att inte halka efter i samhällsutvecklingen. I Haninge kommun ser man IT som en möjlighet till rationalisering av verksamheten. Målet är administrativa besparingar om 33 % i samband med utvecklandet av IT-användningen.

Kommunerna strävar efter att utveckla kompetensen inom IT och att bidra till att samtliga kommuninvånare får tillgång till IT. Ett exempel är elektroniska medborgarkontor där invånarna kan få tillgång till bl.a. kommunal information.

Kommunernas IT-strategier skiljer sig ibland markant åt men de viktigaste och vanligaste komponenterna är:

 en organisationsplan för IT-ansvaret,
 en strategi för kompetensutveckling,
 en strategi för säkerhetsfrågor,
 en handlingsplan som bl.a. innehåller projektbeskrivningar och utvecklingsförslag för IT i skolan, i samarbete med näringslivet etc.,
 en teknisk strategi för att bl.a. standardisera utrustning,
 en kartläggning av befintlig infrastruktur och framtida utvecklingsbehov,
 en strategi för samarbete inom kommunen och med t.ex. näringsliv och länstyrelse.

Det går inte att generalisera utifrån kommunernas IT-strategier, men vissa tendenser kan skönjas. Enligt Näringsdepartementets rapport är det varken storstäderna eller universitetsstäderna som tycks ha de "bästa" strategierna utan snarare kommuner där man arbetat mest med att definiera den egna regionens möjligheter vad gäller IT. Flera norrlandskommuner utmärker sig t.ex. genom att ha väl genomtänkta strategier, som ofta tar upp frågor kring infrastruktur och distansarbete.

I allmänhet är de mindre kommunernas strategier mer inriktade på IT-utveckling i skolan och samarbete med näringslivet medan de större kommunerna presenterar mer detaljerade strategier för den interna IT-utvecklingen.

IT-frågorna har generellt sett mycket hög prioritet i de svenska kommunerna. Det finns dock ett fåtal kommuner som inte har tagit till sig den nya tekniken i brist på kompetens och initiativförmåga.

Kommuner efterlyser statliga initiativ av olika slag på IT-området, t.ex. någon form av standardrekommendationer gällande infrastruktur och utrustning samt en klar och tydlig lagstiftning på IT-området.

3.2.3 Universitet och högskolor

Universitet och högskolor har generellt sett kommit mycket långt i sin IT-användning, men långt ifrån alla har upprättat en IT-strategi. Ungefär hälften av de universitet och högskolor som vi har varit i kontakt med har en IT-strategi. De som ännu inte har en strategi uppger att de arbetar med det eller att de planerar att formulera en sådan.

I samtliga IT-strategier betonas vikten av att använda informationsteknik i forskning och utbildning vid landets universitet och högskolor. Strategierna syftar till att öka IT-användningen vid institutionerna och på så sätt rationalisera och effektivisera verksamheten.

IT-strategierna skiljer sig åt i omfattning och inriktning, men de gemensamma målsättningarna går att sammanfatta i några punkter:

 Studenterna skall ha möjlighet att använda IT i utbildningen,
 IT skall vara ett självklart redskap i den dagliga verksamheten,
 IT skall användas vid informationsspridning och publicering av akademiskt material, samt att
 IT skall användas direkt i utbildningen, vid t.ex distansundervisning.

För att nå dessa mål har landets universitet och högskolor i sina IT-strategier formulerat konkreta förslag. Det handlar bl.a. om att bygga ut den tekniska infrastrukturen så att t.ex. studenter får tillgång till nättjänster i bostaden och att e-post och konferenssystem blir naturliga sätt att kommunicera på.

Det som påtagligt skiljer universitetens och högskolornas IT-strategier från andra är betoningen på Internet. För den akademiska världen är det självklart att information skall presenteras på Internet, att e-post skall jämställas med vanlig post, att arkiv och källmaterial skall vara tillgängliga digitalt, att information kan spridas via digitala konferenssystem osv.

Vikten av en modern infrastruktur för IT betonas därför ofta i IT-strategierna och det förekommer många detaljerade förslag på tekniska lösningar för den egna organisationen.

I IT-strategierna lägger man också stor vikt vid utbildning; studenter och personal måste få lära sig att använda den nya tekniken. Datorer måste vara ett självklart verktyg i utbildningen.

Flera universitet och högskolor har inrättat speciella IT-råd som skall ansvara för dessa frågor.

3.3 IT-strategier inom näringslivet

Inför detta avsnitt har vi haft ambitionen att studera olika IT-strategier inom näringslivet, för att belysa huruvida de skulle kunna tjäna som exempel för andra samhällssektorer. Flera av de större företag vi har varit i kontakt med har dock inte velat lämna ut sina IT-strategier eftersom de med visst fog ses som företagshemligheter. Som ersättning presenteras här i stället några tankegångar hämtade ur boken "IT som strategisk resurs - företagsekonomiska perspektiv på ledningens ansvar", av Thomas Falk och Nils-Göran Olve (1996, Liber-Hermods).

3.3.1 Inledning

I Sverige har informationstekniken, IT, använts i näringsliv och förvaltning i mer än 30 år. IT har blivit en förutsättning för företagens konkurrensförmåga och en effektiv förvaltning.

IT möjliggör helt nya arbetssätt, organisationsformer och affärsprocesser. Allt oftare ingår IT i nya affärsidéer, och informationsinnehållet ökar i produkter, tjänster och produktionsprocesser. Traditionellt har IT setts som en stödfunktion till huvudverksamheten inom företag och förvaltning. Det primära intresset har varit att rationalisera och sänka kostnader. Numera handlar det också om att skapa intäkter och höja kvaliteten på beslut, service och tjänster.

3.3.2 Nya verksamhetsformer

När företagen datoriseras och när deras elektroniska kommunikationsnät byggs ut skapas förutsättningar för helt nya arbets-, organisations- och styrformer. Företagen har i dag större frihet än någonsin att välja hur verksamheten skall organiseras och till vilken plats den skall förläggas, då de geografiska avstånden minskar i betydelse. En växande andel arbetsuppgifter förutsätter datorstöd, och i stor utsträckning kan sådana arbetsuppgifter utföras när som helst och var som helst.

De nya organisationsformer som växer fram på grund av att elektroniska datanät byggs upp inom och mellan företag kan komma att bygga på ett näst intill frivilligt samarbete mellan separata enheter. Företagen övergår alltmer till att fungera som nätverk av samverkande medarbetare, där hierarkiska strukturer raseras och där informella organisationsformer växer fram vid sidan av formell beslutsordning och rapportering.

Det blir också mer angeläget för företagen att delta i interorganisatoriska samarbetsformer då framgången för företagens produkter är beroende av hur kunderna, men även kundernas kunder, reagerar. IT gör det lättare att skapa nätverk, federationer och olika former av partnerskap mellan företag. Det blir också enklare att upprätthålla imaginära organisationer, dvs. allianser av formellt fristående företag och kontaktpersoner som de enskilda företagen kan mobilisera i sina strävanden på marknaden.

3.3.3 Möjlighet till decentralisering

Vidare ökar IT möjligheten till en långtgående decentralisering av beslut inom företagen, samtidigt som styrning och kontroll kan centraliseras. Företagsledningarna kan med teknikens hjälp hålla sig informerade om verksamheten både vertikalt och horisontellt, och beslut tagna långt ut i organisationen kan revideras av ledningarna i efterhand. Men detta kräver en genomtänkt behörighetspolicy för vem som skall ha tillgång till information av olika slag. Med andra ord ställer informationstekniken krav på nya etiska spelregler.

IT medför också att det traditionella ledarskapet utmanas. Elektronisk kommunikation möjliggör kontakter över funktionsgränserna och på sidan av formella rapportvägar. Det är viktigt att ledningen slår fast de grundläggande spelreglerna.

3.3.4 IT i affärsverksamheten

Det blir allt svårare att särskilja de enskilda företagens IT-användning från deras huvudverksamheter. Många IT-system är gemensamma inom företagen, och i ökad utsträckning blir olika affärs- och produktionsprocesser avhängiga att företagen har en väl fungerande informationsinfrastruktur. Företagsledningarna måste därför se till helheten, och inte till enskilda delar, när det gäller nyttan av nya IT-investeringar och hur kostnaderna för dessa skall fördelas mellan företagens olika avdelningar.

Företagsledningarna måste förbättra sina metoder att diskutera och fatta beslut kring dessa IT-investeringar, vars nytta inte bara ligger i en effektivisering av administration och produktion utan också i att de gör det möjligt att överhuvudtaget skapa affärsförbindelser och därmed en marknad för företagen.

Företagens IT-strategier måste omfatta mer än frågor om gränssnitt, leverantörsstrategier, standards, upphandlingsprinciper och systemförvaltning. De måste också inbegripa bedömningar av verksamheternas informationsbehov, vilken information som skall lagras, vem som ansvarar för underhållet av databaser, vilka aktualitetskrav som gäller samt hur kostnaderna för uppläggning och underhåll av databaserna skall fördelas. Vidare bör de omfatta personalens kompetensutveckling, riktlinjer för behörighet till information, kvalitetssäkring av data, gemensamma begrepp, datasäkerhet och skyddet av den personliga integriteten.

3.3.5 Ledningens ansvar

Det är i dag nödvändigt för alla med chefsansvar inom företagen att behärska det grundläggande IT-språket. IT kostar i dag mycket pengar, IT sätter en stark prägel på vardagsarbetet i verksamheten och det är i längden inte meningsfullt att hålla i sär IT-investeringar från investeringar i affärsprocesser. Det blir svårare och svårare att bedriva affärs- och verksamhetsutveckling utan grundläggande IT-kunskap.

Informationsöverflödet inom företagen måste angripas genom att initiativet till informationsutbyte ändras från sändare till mottagare. Detta går att åstadkomma genom riktlinjer för informationsförsörjningen, och genom att inte betrakta information i verksamheten som en fri nyttighet. Även om det är billigt att sända information så skapar den kostnader för mottagarna, då hanteringen av informationen tar tid - dvs. arbetstid.

För att åstadkomma önskvärda resultat inom en organisation gäller det att ta till vara insikter från många bedömare. I styrningen av IT handlar det om att man anger regler och skapar en kultur som man tror bidrar till en önskvärd inriktning. Ett sätt att formalisera styrningsprocessen är att bilda särskilda IT-styrelser eller IT-råd.

IT-besluten har inom många företag traditionellt delegerats till dataexperterna. Företagsledningarna har upplevt styrningen av IT som ovan och svår och därför avstått från att engagera sig djupare i frågan. Men styrningen av IT måste utgå från företagsledningen som har det övergripande affärsansvaret.

Företagsledningarna har också ansvaret för den ekonomiska styrningen av IT, som i många företag är ett eftersatt område. Sättet att värdera IT-verksamheten i ekonomiska termer kan lägga grund för bättre eller sämre beslut, vilket särskilt gäller besluten att anskaffa, utnyttja och ta betalt för IT-resurserna inom verksamheten. En sådan utvärdering förutsätter att man noggrant tänker igenom vilken användning man har av informationsstödet, såväl internt som externt. Det innebär att man i en diskussion enas om vilken syn man har på framtiden och vilken betydelse informationsstödet kommer att ha för framtida affärstransaktioner. I sammanhanget är det också viktigt att ställa de faktiska kostnaderna för inköp och förvaltning av datorstöd i relation till övriga verksamhetskostnader.

Noter

2. Se kapitel 2. [Tillbaka]

3. Svenska kommuners IT-strategier - en nulägesrapport av Suzanne Håkansson 1996. [Tillbaka]